CÓMO MEJORAR LA RELACIÓN CON SUS PROVEEDORES


 

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_sector-mueblero-agosto-17-17Para entrar en materia en cuanto a las relaciones con los proveedores, debemos tener en cuenta que todos nosotros cumplimos dos tareas en nuestra relación empresarial: somos proveedores y somos clientes.

Ahora vamos a centrarnos en nosotros como los clientes, pero pensando que en otro momento nosotros vamos a ser proveedores y queremos ofrecer un servicio lo más eficiente posible.

Así es que lo primero que tenemos que hacer para mejorar la relación con nuestros proveedores es una evaluación interna y externa de la empresa:

EL ANÁLISIS PRELIMINAR

Si nosotros queremos hacer una sistematización y un proceso adecuado para poder tener las mejores relaciones con nuestros proveedores debemos cumplir ciertos pasos. Y lo primero es la introspección para entenderlo qué es nuestra empresa. Necesitamos determinar cuáles son las necesidades que se tienen en cuanto los productos y servicios, si son prioritarios o no, si realmente están en el top 3 de los gastos que nosotros tenemos para conseguir proveedores.

Tenemos que realizar ese análisis a fondo para hacerle saber a la empresa que tanta prioridad tiene cada uno de estos puntos. Y es que, además, es importante saber qué conocimiento tenemos de los precios que hay en el mercado, de los comportamientos, de las tendencias; quiénes son los líderes, quiénes están creciendo en el mercado, etc. Necesitamos conocer lo que hay en el mercado y sólo así podemos dar con los proveedores que son los mejores y que llenan nuestras necesidades.

Esa es una parte extremadamente difícil pero si queremos llegar a tener relaciones exitosas, y sobre todo, la mejor relación precio beneficio tenemos que hacer esta investigación de mercado. Esta es la primera parte del análisis.

_sector-mueblero-agosto-17-18Otra cosa más que debemos preparar es una estrategia de negociación para llegar y sentarnos a negociar con los proveedores los productos y servicios que necesitamos. Ahora, en algunas ocasiones lo que necesitamos va a tener un precio excesivo, por eso debemos tener el análisis previo de precios y de calidad de los productos. Y sucederá que a veces nos harán una reducción de precio pero nos debemos fijar que esa reducción no implique perder calidad en los productos.

Otro aspecto que tenemos que revisar, por ejemplo, es la entrega de productos y ver qué es lo que nos beneficia. En la entrega de productos no todo es urgente. La mensajería instantánea siempre es mucho más cara y la verdad es que hay cosas que no siempre son urgentes. La diferencia en la mensajería de entrega al día siguiente y la entrega a tres días después, varía muchísimo en el precio, así que este es un tema de planeación interna de la empresa.

REALIZAR AJUSTES EL CONTRATAR SUMINISTROS

Un tema más que analizar: Realizar ajustes al contratar suministros aumentando la seguridad para la empresa.

¿Y Qué significa esto? Que algunos de nosotros no hemos revisado los contratos que tenemos con nuestros proveedores en los últimos 6 o 12 meses. Muchas veces los contratos y firmas son para iniciar una relación y nunca se revisa si se está cumpliendo todo lo que se estableció ahí en el contrato, que debe incluir todos los acuerdos que hicimos verbalmente o por correo o incluso por WhatsApp. Todo tiene que estar estipulado en un contrato.

Porque la relación de trabajo conjunto así es como se va a preservar. Tiene que haber una relación en que los dos tengan claros los acuerdos. Yo te cumplo al no pedirte todos mis pedidos juntos, pero cuando solicite uno tú tienes que hacer la entrega puntual del mismo.

Establecer parámetros claros al empezar una relación comercial con el proveedor. No hacer mayores expectativas de compra; es decir, no prometer niveles de compra que no vamos a cumplir. Muchas veces esto se usa como una estrategia para obtener descuentos, pero que a final de cuentas no funciona. Si tú prometes que vas a pedir algo, hazlo; y si no, revisa el contrato y ponte de acuerdo con tu proveedor

En la medida de lo posible, conocer más a nuestros proveedores para aprovechar las coyunturas. Se pueden dar casos de algún proveedor que perdió un cliente grande y ahí nuestra empresa puede tener una oportunidad. Por ejemplo, si un proveedor de seguros perdió un contrato con una multinacional y por esa razón no llega a sus metas, puede que para lograrlas nos ofrezca una mejora en su cotización.

Hay que aprovechar esas coyunturas, obviamente siempre haciéndolo de manera justa y con datos reales que tengamos a la mano.

Otro cosa que también podemos hacer de la mano de nuestros proveedores, es la posibilidad de eliminar procesos que sean innecesarios y que consumen tiempo y dinero a la compañía. Es frecuente que el día a día nos coma y no sabemos cuántos reprocesos estamos haciendo en algún trabajo. Hay cosas que se pueden sistematizar y muchas veces los proveedores las ofrecen pero luego no los escuchamos o ni siquiera sabemos que las tienen, pero que pueden simplificar el trabajo de una manera que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero.

Nos pueden ahorrar días de trabajo simplemente apretando un botón; es decir, un trabajo lo puede hacer una persona donde antes lo hacían 7, por decir algo.

PROVEEDORES O SOCIOS ESTRATÉGICOS

Con nuestros proveedores podemos llegar a ser socios estratégicos o simplemente quedarse algunos de ellos en únicamente proveedores. Se llega a una relación de socios estratégicos cuando la relación siempre es y debe ser ganar-ganar. Pero si nosotros como clientes apretamos más y más y queremos que los productos o servicios nos los den a un precio lo más bajo posible, corremos el riesgo de que no seamos un cliente rentable para nuestros proveedores.

Entonces ellos no van a ser unos socios estratégicos porque no están viendo el beneficio para sus empresas. ¿Y qué es lo que van a hacer? Van a bajar la calidad del producto o servicio que ofrecen. Ya no van a cumplir con los estándares que buscamos, y esa relación que empezó como una sociedad estratégica va a terminar como una relación de sólo unos proveedores más.

_sector-mueblero-agosto-17-19 ¿Porqué? Porque ninguna de las partes cumplió ni hizo el esfuerzo de mantener una relación de ganar ganar.

Muchas empresas evalúan a sus proveedores según criterios informales. Con parámetros basados en la memoria del contacto principal o en la relación personal creada a lo largo del tiempo. ¿Y a qué me refiero con esto? que muchas veces el proveedor invita al comprador a comer y solamente por eso le da el contrato.

O porque en Navidad le envía un arcón muy bonito y por eso le da el contrato. O porque el comprador se va a casar y él proveedor va a ser el padrino y por eso le da el contrato, sin importar lo que está cobrando y sin importar que no le conteste el teléfono cuando lo necesita.

¡Ah pero eso sí! el 10 de mayo llega a la casa del comprador y le lleva un regalo. ¿Pero qué sucede cuando llega un jefe y le pide al comprador que necesita una relación del proveedor actual principal de tal categoría de producto o servicio? Ahí es donde el jefe simplemente se da cuenta de que lo que ofrece el proveedor amigo no es lo que la empresa necesita.

Entonces, hay que tener mucho cuidado de no caer en esas subjetividades cuando de proveedores se trata. Hay que tener indicadores, protocolos específicos para tratar con los proveedores porque cuando no se cuenta con ellos se llegan a tomar
decisiones que no son buenas ni reales.

En base a todo lo anterior que ya hablamos, ustedes se tienen que preguntar algo: Si es que en su empresa están cumpliendo con estas sugerencias que yo les di, y si no es así, pónganlos en práctica y ya verán que sus relaciones con sus proveedores van a mejorar muchísimo más.